Esportare la posta di Microsoft 365 in un file PST senza lasciare indietro nulla
Da webmail non si può, e Outlook esporta solo l'ultimo anno. Ecco come portare via tutta la casella in un PST e come verificare che sia completo.
Serve esportare la posta di una casella Microsoft 365 in un file PST: un collaboratore che lascia l'azienda, un cambio di fornitore, un archivio da conservare prima di chiudere un abbonamento. La prima cosa che si prova è cercare la funzione di esportazione dentro la webmail, e non si trova. La seconda è esportare da Outlook, e il PST che esce contiene solo l'ultimo anno di messaggi. Nessuno avvisa, e il problema si scopre mesi dopo, quando quella vecchia mail serve davvero.
Dalla webmail non si può, e non è un tuo errore
Outlook sul web non ha nessuna funzione di esportazione in PST, e non è una voce nascosta in un menu: proprio non esiste. Il PST è un formato del client desktop, quindi per produrne uno serve o Outlook installato, oppure gli strumenti di amministrazione del tenant.
Vale anche un secondo avvertimento: il nuovo Outlook per Windows, quello con l'interfaccia rinnovata, non ha la procedura guidata di importazione ed esportazione. Serve Outlook classico. Se sulla macchina c'è solo il nuovo, c'è di solito l'interruttore in alto a destra per tornare alla versione classica.
Cosa ti serve prima di iniziare
- Outlook classico installato, con l'account già configurato
- Spazio su disco abbondante: il PST può essere grande quanto la casella, quindi decine di GB
- Tempo: su caselle piene sono ore, e il computer va lasciato acceso
- Le credenziali della casella, o la delega su di essa
Il metodo standard: Outlook classico
- Apri Outlook e vai su File
- Apri ed esporta > Importa/Esporta
- Scegli Esporta in un file, poi File di dati di Outlook (.pst)
- Seleziona la casella dalla radice, cioè la riga più in alto con l'indirizzo, non una singola cartella
- Spunta Includi sottocartelle
- Scegli dove salvare il file e conferma
Se ti chiede una password per il PST puoi lasciarla vuota. Se la metti, annotala: senza, quel file non si apre più.
Perché esporta solo l'ultimo anno
Qui sta la trappola. Outlook non lavora sulla casella online: lavora su una copia locale, il file OST, che contiene solo un periodo recente di posta. È la modalità cache di Exchange, e il periodo scaricato per impostazione predefinita è di dodici mesi. L'esportazione legge da lì, quindi produce un PST con dodici mesi di messaggi, senza segnalare nulla.
Il primo tentativo è alzare il limite dall'interfaccia: File > Impostazioni account > doppio clic sull'account > sposta il cursore Posta da mantenere offline su Tutto.
Se dopo il riavvio continua a scaricare solo un anno, il valore che comanda sta nel registro di sistema. Con Outlook chiuso, da PowerShell:
reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode" /v SyncWindowSetting /t REG_DWORD /d 0 /f
Lo zero significa "tutta la posta". Verifica che sia stato scritto:
reg query "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode" /v SyncWindowSetting
Deve rispondere 0x0. Se la chiave non esisteva non è un problema: il comando la crea, e la sua assenza significava semplicemente che Outlook stava usando il default di dodici mesi. Il numero 16.0 copre Office 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365: se la tua versione fosse diversa, la trovi elencando HKCU:\Software\Microsoft\Office.
Controlla anche il percorso sotto Policies: se lì c'è un valore, è un criterio aziendale e vince su quello che imposti tu.
reg query "HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode" /v SyncWindowSetting
Riapri Outlook e aspetta che in basso a destra compaia Aggiornato. Finché dice "Aggiornamento cartella in corso" non esportare niente.
La scorciatoia che non sbaglia: senza modalità cache
Se hai fretta, o se la sincronizzazione non collabora, c'è una strada che non dipende da nessuna impostazione: si disattiva la copia locale e si lavora direttamente sul server.
File > Impostazioni account > doppio clic sull'account > togli la spunta a Usa modalità cache di Exchange > riavvia Outlook.
Da quel momento Outlook legge dal server, quindi l'esportazione prende tutta la casella senza aspettare che l'OST si riempia. È più lenta durante l'operazione, perché ogni messaggio viaggia in rete, ma non lascia buchi. A esportazione finita rimetti la spunta e Outlook torna a comportarsi come prima.
Verificare che il PST sia completo
Non fidarti del fatto che la procedura sia finita senza errori: confronta le dimensioni. La dimensione reale della casella si legge nella console di amministrazione, sotto l'utente, nella scheda relativa alla casella e al suo utilizzo. Poi guarda quanto pesa il file prodotto.
Per controllare la copia locale mentre scarica:
Get-ChildItem "$env:LOCALAPPDATA\Microsoft\Outlook\*.ost" | Select Name,@{n='GB';e={[math]::Round($_.Length/1GB,2)}},LastWriteTime
Se i gigabyte crescono, sta ancora lavorando. Se il PST finale è molto più piccolo della casella online, manca della posta e va rifatto.
Un'ultima verifica che vale trenta secondi: apri il PST in Outlook (File > Apri ed esporta > Apri file di dati di Outlook) e vai a cercare un messaggio molto vecchio di cui conosci l'esistenza. Se c'è, l'esportazione ha preso tutto.
La strada da amministratore, senza toccare il PC
Se la casella non è configurata su nessun computer, o appartiene a una persona che non c'è più, si esporta dal portale di conformità del tenant: si crea una ricerca sul contenuto della casella e se ne esportano i risultati in PST. Servono i permessi di eDiscovery e l'installazione dello strumento di esportazione, ma non serve nessun accesso alla postazione dell'utente.
È la strada corretta anche quando bisogna archiviare più caselle in una volta sola.
Se non ha funzionato
- Manca la posta dell'archivio online. L'archivio non viene scaricato nella copia locale e non finisce nell'esportazione: va aperto e trattato a parte
- Il PST supera i 50 GB. È il limite predefinito del formato: oltre quella soglia conviene spezzare l'esportazione per anni o per cartelle
- Outlook si blocca a metà esportazione. Quasi sempre è un problema di spazio su disco o di file troppo grande. Esporta per cartelle principali invece che tutto in un colpo
- Non trovi la voce Importa/Esporta. Stai usando il nuovo Outlook: torna alla versione classica con l'interruttore in alto a destra
Domande frequenti
Il PST contiene anche calendario, contatti e attività?
Sì, esportando dalla radice della casella con le sottocartelle incluse viene incluso tutto, non solo la posta.
Il PST è un buon modo di conservare la posta a lungo termine?
È un file su un disco, quindi vale quanto il backup del disco su cui sta. Nessuno lo indicizza, nessuno lo controlla, e quando servirà bisognerà trovarlo e aprirlo con Outlook.
Esiste un'alternativa per conservare la posta di chi lascia l'azienda?
Sì, ed è quasi sempre migliore: convertire la casella in casella condivisa. Sotto una certa dimensione non consuma licenza, la posta resta online, ricercabile e accessibile a chi di dovere, senza produrre file che nessuno ritroverà.
In sintesi
Dalla webmail non si esporta: serve Outlook classico oppure gli strumenti di amministrazione. E soprattutto, prima di esportare va alzato il limite della copia locale, altrimenti il PST contiene solo l'ultimo anno di posta senza che nessuno te lo dica. La verifica finale è sempre la stessa: confrontare le dimensioni e cercare un messaggio vecchio dentro il file.
Se la domanda dietro l'esportazione è "come conserviamo la posta di chi lascia l'azienda", il PST è la risposta sbagliata a una domanda giusta, e vale la pena mettere in piedi una procedura invece di risolvere caso per caso. Ne parliamo nell'articolo del blog dedicato a quando una PMI ha davvero bisogno di un IT manager.
Se preferisci non passarci il pomeriggio, ce ne occupiamo noi: Bitle affianca aziende e studi professionali con assistenza IT e con la figura dell'IT manager a chiamata, su Microsoft 365 e Google Workspace.
Se il problema non è su un PC ma su venti
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