Spazio Google Workspace esaurito: come scoprire chi lo occupa e liberarlo
Lo spazio condiviso di Google Workspace sta per finire e a quota 100% la posta si ferma. Come individuare chi lo occupa e recuperarlo.
Nella console di amministrazione compare un avviso: lo spazio di Google Workspace è quasi esaurito. Non è un messaggio da rimandare a domani. Quando l'archiviazione condivisa arriva al 100%, nessuno riesce più a caricare file su Drive, e soprattutto il dominio smette di inviare e di ricevere posta. In questa guida vedi come capire in mezz'ora chi sta occupando lo spazio, come liberarlo senza perdere niente e come impedire che si riempia di nuovo.
Perché succede
In Google Workspace lo spazio non è personale, è condiviso. Ogni licenza porta una quota (due terabyte per utente nei piani Business Standard) che finisce in un serbatoio unico del dominio. Un singolo account può quindi consumare lo spazio di tutti gli altri, e nessuno se ne accorge finché non scatta l'avviso.
Il caso tipico in azienda non è la casella di posta troppo grande, sono i backup. Un NAS, un server di virtualizzazione o un agente di backup copia ogni notte un archivio su Drive. Alla sorgente la rotazione funziona e i file vecchi vengono eliminati, ma la regola di sincronizzazione è impostata per non propagare le cancellazioni. Risultato: ogni notte un file nuovo si aggiunge, nessuno se ne va mai, e nel giro di qualche mese un solo account occupa decine di terabyte.
Cosa ti serve prima di iniziare
- Un account con privilegi di super amministratore su Google Workspace
- L'accesso al dispositivo che carica i file (NAS, server di backup, PC con l'agente)
- Mezz'ora senza interruzioni: alcune operazioni non si annullano
Una raccomandazione prima di tutto: non cancellare niente su Drive finché non hai verificato cosa esiste ancora alla sorgente. Se Drive è l'unica copia rimasta di un backup, cancellarlo significa restare senza.
Passo 1: misura dove sta lo spazio
- Entra nella Console di amministrazione di Google Workspace
- Apri il menu laterale e vai su Archiviazione
- Leggi la barra in alto: spazio usato e spazio totale del dominio
- Scorri fino alla sezione che elenca gli utenti che occupano più spazio
Quasi sempre la classifica risolve il caso da sola. Se la prima riga occupa cento volte la seconda, hai trovato il problema e puoi ignorare tutto il resto. Annota di quanti terabyte si parla: ti serve dopo per capire se l'intervento ha funzionato.
Passo 2: trova la cartella che pesa
- Accedi a Drive con l'account che risulta in cima alla classifica, oppure usa l'opzione di visualizzazione dei file di quell'utente dalla console
- Apri la sezione Spazio di archiviazione nel menu di sinistra di Drive: elenca i file ordinati per dimensione, dal più grande
- Guarda i nomi e le date dei primi venti file
Se trovi centinaia di file con lo stesso schema di nome e una data diversa per ciascuno, tipico dei backup automatici, hai la conferma: non è materiale di lavoro, è un archivio che non è mai stato ruotato.
Passo 3: controlla la sorgente prima di cancellare
Prima di toccare Drive, apri la cartella di origine sul NAS o sul server di backup e conta i file che ci sono e di che date sono. Quello è l'insieme che vuoi conservare.
Se alla sorgente trovi gli ultimi sette giorni e su Drive trovi otto mesi, la rotazione locale funziona già e il problema è solo nella regola di sincronizzazione. Se invece anche alla sorgente si è accumulato tutto, il problema è a monte e va sistemata prima la retention del backup (passo 6).
Passo 4: correggi la regola di sincronizzazione
Sui NAS l'applicazione che carica su Drive ha due impostazioni che decidono tutto. I nomi cambiano da produttore a produttore, la sostanza no.
- Apri l'attività di sincronizzazione e verifica la direzione: per un backup deve essere solo in caricamento, dal NAS verso il cloud, mai bidirezionale
- Cerca l'opzione che dice di non rimuovere i file nella cartella di destinazione quando vengono rimossi nella cartella di origine, e togli la spunta
- Salva e lascia partire il ciclo successivo
Da quel momento la sincronizzazione allinea davvero la destinazione alla sorgente: i file che sul NAS sono già stati ruotati vengono eliminati anche da Drive. È il motivo per cui il passo 3 non è facoltativo. Con quella spunta tolta, tutto ciò che non esiste più alla sorgente sparisce anche dal cloud.
Fai partire la sincronizzazione in un momento in cui nessuno lavora: cancellare decine di migliaia di file richiede tempo e carica il dispositivo.
Passo 5: svuota il cestino
Questo è il passaggio che quasi tutti dimenticano, ed è il motivo per cui l'avviso resta acceso anche dopo aver cancellato tutto.
I file eliminati finiscono nel cestino di Drive e continuano a occupare lo spazio del dominio per trenta giorni. Finché non svuoti il cestino, il contatore non scende di un byte.
- Accedi a Drive con l'account interessato
- Apri Cestino nel menu di sinistra
- Usa Svuota cestino e conferma
Attenzione: da qui non si torna indietro, il recupero non è più possibile. I Drive condivisi hanno un cestino proprio, quindi vanno svuotati separatamente.
Passo 6: metti una retention al backup
Liberare lo spazio senza sistemare la causa significa ritrovarsi allo stesso punto fra qualche mese.
- Apri la pianificazione del backup sul server o sull'hypervisor
- Imposta una politica di conservazione esplicita, per esempio gli ultimi sette giorni, quattro settimane e sei mesi
- Verifica dopo qualche giorno che i file più vecchi vengano effettivamente eliminati alla sorgente
Vale anche una considerazione di metodo: un archivio di backup che cresce di centinaia di gigabyte al giorno non appartiene a uno spazio di collaborazione. I backup completi ripetuti conservano decine di volte gli stessi dati. Se il volume è quello, la strada giusta è un sistema di backup con deduplica e backup incrementali, oppure uno storage a oggetti pensato per l'archiviazione, non lo spazio delle licenze degli utenti.
Se non ha funzionato
Lo spazio non scende dopo la cancellazione. Hai svuotato il cestino personale ma non quello dei Drive condivisi, oppure la sincronizzazione sta ancora lavorando. Ricontrolla il giorno dopo: il valore nella console non è immediato.
Il conto alla rovescia è già scattato e la posta rischia di fermarsi. Aggiungere una licenza al piano aggiunge la quota corrispondente al serbatoio comune ed è la via più rapida per comprare qualche giorno mentre sistemi la causa.
A occupare lo spazio è un Drive condiviso e non un utente. La classifica per utente non lo mostra. Controlla l'elenco dei Drive condivisi e le rispettive dimensioni.
L'account che pesa è di una persona che non lavora più in azienda. Prima di eliminarlo trasferisci i file a un collega, altrimenti perdi il contenuto insieme all'account.
Domande frequenti
Se lo spazio arriva al 100% perdo la posta ricevuta?
I messaggi non vengono cancellati, ma il dominio smette di riceverne di nuovi e chi scrive riceve un errore di consegna. È per questo che l'avviso va trattato come urgente.
Posso comprare solo spazio senza aggiungere utenti?
Sì, esistono componenti aggiuntivi di archiviazione. Ha senso se lo spazio serve davvero al lavoro quotidiano, molto meno se serve a parcheggiare backup.
Quanto tempo passa prima che la console mostri il valore aggiornato?
Non è immediato. Dopo una cancellazione importante conviene ricontrollare il giorno successivo prima di concludere che qualcosa non ha funzionato.
Il metodo in una riga: misura chi occupa lo spazio, verifica cosa esiste ancora alla sorgente, correggi la regola che impedisce di propagare le cancellazioni, svuota il cestino e metti una retention perché non si ripeta.
Se il backup dell'azienda è cresciuto per anni senza che nessuno ne controllasse la dimensione e la strategia, il problema non è lo spazio di Drive ma il fatto che nessuno ha quel compito. Ne parliamo nell'articolo del blog dedicato a quando una PMI ha davvero bisogno di un IT manager.
Se preferisci non passarci il pomeriggio, ce ne occupiamo noi: Bitle affianca aziende e studi professionali con assistenza IT e con la figura dell'IT manager a chiamata, dal backup alla gestione di Google Workspace.
Se il problema non è su un PC ma su venti
Queste guide nascono da assistenze vere, fatte in aziende e studi professionali. Se lo stesso problema si ripresenta su più postazioni, o se preferisci che ci pensi qualcun altro, Bitle offre assistenza IT e la figura dell'IT manager a chiamata: diagnosi, intervento e, quando serve, il piano per non ritrovarsi nella stessa situazione.