Come liberare una licenza Google Workspace quando una persona lascia l'azienda
Serve una casella nuova ma le licenze sono tutte assegnate: come recuperare quella di chi non lavora più in azienda senza perdere posta e documenti.
Entra una persona nuova, serve la sua casella aziendale, e la console ti risponde che non ci sono licenze disponibili. Nel frattempo in elenco c'è ancora l'account di chi ha lasciato l'azienda mesi fa, che una licenza la occupa eccome. Questa guida spiega come liberare la licenza Google Workspace senza perdere niente per strada e senza combinare danni a chi resta.
Perché la licenza resta occupata anche se la persona non c'è più
Una licenza Workspace è legata all'account, non alla persona. Finché l'account esiste nel dominio, quella licenza risulta assegnata, anche se nessuno accede da un anno.
Il malinteso più comune riguarda la sospensione. Sospendere un utente gli impedisce di entrare e blocca la ricezione della posta, ma non libera la licenza: l'account c'è ancora e continua a occupare un posto. È una misura utile nell'immediato, quando una persona esce e vuoi chiudere l'accesso in fretta, ma non risolve il problema del conteggio.
L'altro timore ricorrente è di perdere la licenza eliminando l'account. Non succede: le licenze acquistate restano quelle previste dal contratto, cambia solo a chi sono assegnate. Se ne hai 52 acquistate e tutte assegnate, dopo l'eliminazione leggerai 51 assegnate e 1 disponibile.
Cosa ti serve prima di iniziare
- Accesso come super amministratore alla console di amministrazione
- Un posto dove salvare la posta dell'account che stai per chiudere
- Il nome di un collega a cui intestare i documenti dell'uscente
- Cinque minuti di attenzione: alcune operazioni hanno tempi di attesa, ma nessuna è reversibile all'infinito
Prima decisione: rinominare o eliminare
Sono due strade diverse, e la scelta dipende da una sola domanda: chi arriva deve ereditare posta e documenti di chi se ne va?
Se sì, e il ruolo è lo stesso, per esempio un altro amministrativo che prende in mano la stessa casella, conviene rinominare l'account invece di eliminarlo. Vai in Directory, Utenti, apri l'utente, Aggiorna utente, e cambi nome e indirizzo principale. La licenza non si muove, lo storico resta, e il vecchio indirizzo viene mantenuto in automatico come alias, quindi la posta continua ad arrivare. È l'opzione più rapida e a rischio zero.
Se no, cioè se è una persona diversa che non deve ritrovarsi nella casella la corrispondenza del predecessore, allora si elimina. È il caso più frequente, e il resto della guida riguarda questo.
Cosa mettere al sicuro prima di eliminare
Quando elimini un utente, i dati non trasferiti vengono cancellati definitivamente dopo 20 giorni. Prima di procedere, tre controlli.
La posta. Non viene trasferita insieme all'account: va salvata a parte. La strada più semplice è l'esportazione dei dati dell'utente, che produce un archivio scaricabile. Attenzione a dove finisce: se l'esportazione viene consegnata nella casella o nel Drive di quello stesso utente, eliminandolo la perdi insieme a tutto il resto. Scaricala su un disco o su un server prima di andare avanti. Se la casella arriva da Microsoft 365, il procedimento equivalente è nella guida su come esportare la posta in un file PST.
Se invece la posta deve restare consultabile da qualcuno in azienda, esiste il servizio di migrazione della console, che la copia dentro un'altra casella del dominio. Va avviato prima dell'eliminazione e per caselle da decine di gigabyte richiede diverse ore, quindi mettilo in conto.
I Drive condivisi. I file che stanno in un Drive condiviso appartengono al Drive, non alla persona, quindi non rischiano nulla. L'unica cosa da verificare è che l'uscente non sia l'unico Gestore di uno di quei Drive: in quel caso, prima di eliminarlo, aggiungine un altro, altrimenti resta un archivio senza nessuno che possa amministrarlo.
Quello che dipende da lui. Appartenenza a gruppi, calendari condivisi che possiede, notifiche di sistema indirizzate al suo indirizzo, file condivisi con clienti. È il passaggio che si salta sempre e che si paga tre giorni dopo.
Eliminare l'utente e trasferire i dati
- Vai in Directory, Utenti e apri l'account da chiudere
- Nella colonna di sinistra scegli Elimina utente
- Si apre una pagina che propone il trasferimento dei dati: alla voce Dati in altre app lascia selezionato Trasferisci
- Indica l'utente che eredita. Vanno bene il responsabile diretto oppure l'account amministrativo del dominio, che funziona da parcheggio
- Scorri in fondo e conferma
Cosa viene trasferito: Drive, Calendar e Contatti. I documenti compaiono nel Drive del destinatario dentro una cartella intestata all'utente eliminato, e le condivisioni già attive restano in piedi, quindi chi ci lavorava non si accorge di nulla.
Cosa non viene trasferito: Gmail. Ecco perché la posta va messa al sicuro prima.
Se scegli di non trasferire, i documenti vengono eliminati con l'account: ha senso solo se sei certo che nessun altro li usi.
Riutilizzare il vecchio indirizzo
Spesso serve che la posta indirizzata alla persona uscita continui ad arrivare a qualcuno, almeno per qualche mese: fornitori e clienti scrivono a quell'indirizzo per un pezzo.
Dopo 24 ore dall'eliminazione puoi assegnare quell'indirizzo come indirizzo email alternativo, cioè come alias, di un altro utente del dominio. Apri l'utente che deve riceverla, scegli Aggiungi indirizzi email alternativi e inserisci il vecchio indirizzo. Da quel momento i messaggi arrivano nella sua casella, senza consumare una seconda licenza: gli alias sono gratuiti. Se invece preferisci che la posta arrivi a più persone, o in copia, segui la guida sull'inoltro email da console di amministrazione.
Non farlo prima delle 24 ore: la console rifiuta l'operazione perché l'indirizzo risulta ancora impegnato.
Creare la nuova casella
A questo punto in Fatturazione, Abbonamenti trovi una licenza disponibile. Crea il nuovo utente e assegnagliela. Se il dominio è gestito tramite un rivenditore, questo vale per riassegnare un posto esistente: per aumentare il numero totale di licenze devi invece passare dal rivenditore.
Se non ha funzionato
La licenza non risulta libera. Ricarica la pagina degli abbonamenti dopo qualche minuto: il conteggio non è immediato.
La console non accetta il vecchio indirizzo come alias. Non sono ancora passate 24 ore dall'eliminazione.
Ti accorgi che manca un documento. Hai 20 giorni per ripristinare l'account eliminato e recuperare quello che non era stato trasferito. Passati quelli non si torna indietro, quindi non cancellare nessun backup prima della scadenza.
Un collega dice che un file condiviso è sparito. Era di proprietà dell'utente eliminato e non è stato trasferito. Ripristina l'account entro i 20 giorni e rifai l'eliminazione scegliendo il trasferimento.
Domande frequenti
Sospendere l'utente libera la licenza?
No. Un account sospeso continua a occupare la licenza. Per liberarla serve l'eliminazione.
Se elimino l'utente perdo la licenza che ho pagato?
No. Le licenze acquistate restano quelle del contratto: l'eliminazione le rende disponibili per un altro utente.
Posso creare il nuovo utente prima di eliminare il vecchio?
Solo se hai un posto libero. Se sei al limite delle licenze assegnate, l'ordine è obbligato: prima liberi, poi crei.
In sintesi
La licenza sta nell'account, non nella persona: finché l'account esiste, il posto è occupato. La procedura corretta è mettere al sicuro la posta, trasferire documenti e calendario, eliminare, riassegnare l'indirizzo come alias e creare la nuova casella. Mezz'ora di lavoro che evita di comprare una licenza in più senza motivo.
Se questi passaggi in azienda non li presidia nessuno, e ci si accorge dei problemi solo quando bloccano il lavoro, il tema è più ampio: quando una PMI ha bisogno di un IT manager.
Bitle gestisce domini, licenze e caselle aziendali per realtà che non hanno un tecnico interno, su Google Workspace e su Microsoft 365. Se preferisci affidare la parte amministrativa a qualcuno, guarda il servizio di IT manager a chiamata.
Se il problema non è su un PC ma su venti
Queste guide nascono da assistenze vere, fatte in aziende e studi professionali. Se lo stesso problema si ripresenta su più postazioni, o se preferisci che ci pensi qualcun altro, Bitle offre assistenza IT e la figura dell'IT manager a chiamata: diagnosi, intervento e, quando serve, il piano per non ritrovarsi nella stessa situazione.